Cómo gestionar tus proyectos en 2020: aplicaciones y métodos de productividad

Cómo gestionar tus proyectos en 2020: aplicaciones y métodos de productividad

Pedro Santamaría

Cada vez que arranca un nuevo año es típico decirse cosas como: «este año voy a ser más productivo o me voy a gestionar mejor el tiempo y cómo hago las cosas». Pero admítelo, luego te dejas llevar por el día a día y acabas haciendo lo de siempre. Así que, si te interesa, te cuento cómo estoy reescribiendo todos mis hábitos productivos.

Tres técnicas para mejorar la productividad

Time Blocking

Hacer más y mejor en menos tiempo es mi gran reto. Porque la vida se escapa sin darte cuenta, y eso de estar atado al trabajo no es bueno. Hay que disfrutar de la familia, de los amigos, de un paseo o un simple café. Pero para lograrlo hay que mejorar la productividad, establecer prioridades y diferenciar lo importante de lo urgente.

No obstante, todo eso daría para otro artículo. Aquí lo que vas a ver son tres técnicas de sobra conocidas y por qué tratarlas como independientes es un error cuando realmente se complementan muy bien.

GTD

Si preguntas por una técnica para mejorar la productividad es muy probable que sea GTD la que primero te recomienden. El método de David Allen es muy potente, pero intentar adoptarlo al 100% no es algo para todos. Por eso, entre la combinación de listas y lo que propone GTD se puede conseguir una gestión interesante de las tareas.

Si tienes interés en ver cómo funciona, además de miles de páginas en internet, mi mejor recomendación es que te hagas con el libro Organízate con eficacia (18 euros en Amazon)

Pomodoro

La técnica Pomodoro es la más sencilla de todas y, en ocasiones, la más eficaz. Básicamente consiste en asignar tiempos a una tarea mediante la creación de bloques de tiempo. ¿10 minutos sólo para contestar emails? Ok.

La gran ventaja de Pomodoro es que te da una visión clara del tiempo que necesitas para realizar cada tarea. Esto resulta útil de cara a ir implementando futuras técnicas u otros métodos. Lo que sí tienes que tener claro es que cuando decidas aplicar Pomodoro debes olvidarte del resto de tareas. Si no es así, no resulta efectiva pues sigues sufriendo interrupciones.

Time blocking

Sin duda ha sido mi gran descubrimiento de 2019. No es nada nuevo ni revolucionario, seguro que de un modo u otro todos hemos hecho algo similar en algún momento. Lo bueno es que cuando la aplicas de forma más estricta, Time blocking permite hacer el mismo trabajo en el tiempo justo.

En el blog de doist.com tienen un artículo (en inglés) muy recomendable donde, además, se pueden ver algunos gráficos que ilustran muy bien el caos de hacer las cosas según vayan surgiendo o aplicando el Time Blocking.

Aplicaciones de productividad para iOS, Android, Mac y Windows

Conocer las distintas técnicas de gestión de proyectos y tareas es fundamental para mejorar la productividad. Y luego, el uso de algunas apps que permitan llevarlas a acabo también es interesante. Pero de nada sirve empezar al revés, descargando mil aplicaciones sin tener ni idea de la base de cada método productivo. Por tanto, suponiendo que ya sabes perfectamente qué necesitas, aquí tienes algunas de las mejores aplicaciones productivas:

  • Forest, aplicación que con un poco de gamificación permite aplicar la técnica Pomodoro fácilmente. Está disponible para las distintas plataformas, e incluso se puede usar a modo de extensión para Chrome.
  • Todoist lleva años siendo mi gestor de tareas por defecto, su versatilidad y opciones hacen que se pueda usar de muchos modos. Tanto como un lugar donde crear listas o aplicar el método GTD. Y también tiene el valor añadido de ser multiplataforma y tener versión web.
  • Calendario. Para aplicar el método de Time blocking realmente no hace falta ninguna aplicación extra. Basta con usar cualquier aplicación de calendario para establecer esos bloques de tiempo en los que realizar distintas tareas.

Cómo aplicar las tres técnicas sin morir en el intento

GTD, Pomodoro y Time Blocking se pueden usar al mismo tiempo. Basta con adaptarlos y coger lo mejor de cada uno para dar con un sistema de gestión y productividad válido para cada uno.

En mi caso, con GTD establezco tareas que luego haré en los bloques de tiempo para cada actividad que establezca mediante el uso de Time Blocking. Y por último, Pomodoro me sirve para localizar en momentos puntuales y para tener una medición de esfuerzos. ¿Y tú, cómo gestionas tus tareas y proyectos? ¿Cuáles son tus trucos de productividad?